״יש לי יותר מידי על הראש, אני פשוט לא יכול להספיק הכל!״ זה כנראה המשפט שהכי הרבה בעלי עסקים היו יכולים להזדהות איתו (3 נק׳ אם זה יהיה אחד ממבחני הבחן-את-עצמך של מעריב לנוער, זוכרים?), יש לנו תמיד הרבה יותר משימות ממה שאנחנו יכולים לעשות. יש רק 24 שעות ביממה – לנהל את העסק, לתכנן, לשווק, לייצר , לדבר עם ספקים, להעסיק עובדים, הנהלת חשבונות.. חוץ מזה צריך לישון , להשקיע קצת בבית – אין מצב שאני יכול לעשות את כל הדברים האלה. נקודה.
״אבל אולי אם הייתי מוצא שיטה או דרך להיות מרוכז יותר, להפיק יותר מכל שעת עבודה?!״ זו כבר הצהרת מתקדמים שחושבים שבאמת יש דרך, להפוך לסוג של סופר-מן מרוכז. אז חשוב שתדעו שאין, אתם רק בני אנוש, והלחץ הזה, בשילוב המחשבה הזאת הם מתכון בדוק ליצירת תסכול. אם היינו "יותר טובים" היינו יכולים לעמוד במטלות שלנו, אבל אנחנו "לא מספיקים טובים" וזה מתסכל.
עכשיו בואו נוסיף לזה את העובדה שאנחנו לא רק עובדים עם אנשים, אלא לקוחות, ולא סתם לקוחות, אלא לקוחות שבאו ליהנות, לנפוש, לעשות חיים (זה החופש שלהם). אנחנו יודעים שאסור שירגישו אפילו טיפה מהתסכול שלנו. אנחנו אמורים להיות לא רק רגועים , אלא גם האנשים הכי סבבה/מגניבים שהם פגשו – כי אנחנו החוויה של הלקוחות שלנו. אז איך אפשר לשמור על הפוזה של פונזי (Happy Days) שכל העולם על הכתפיים שלכם?
שנו תודעה
אז יש איזו שיטה או שתיים: דייויד אלן מביא רעיון מעניין בספר שהפך לשיטה, שהפכה לכת- GTD) Getting Things Done). בספר הוא מציב לנו מטרה: לפתח תודעה שהיא ״כמו אגם מים״, mind like water. הרעיון הוא שלא משנה מה זורקים לאגם, יש שפריץ קטן והוא חוזר למצב הרגוע שלו, כאילו כלום לא קרה. פשוט סופג ונרגע. כך גם אנו צריכים להתנהג, לא משנה איזו משימה נופלת עלינו – אם אנחנו רוצים להיות יעילים אנחנו צריכים לדעת 'לספוג' אותה לתוך הסדר יום שלנו מבלי לזעזע אותו. נשמע דמיוני? ברור! גם דייויד כותב שכדי להגיע לדרגה גבוהה במיומנות זו, צריך להתאמן לאורך זמן.
יש למישהו דף ועט רגע?
דייויד כתב ספר שלם, בעצם שלושה ספרים, סביב השיטה שלו, אבל בינינו למי יש זמן לקרוא (למרות שהספר המרכזי תורגם לעברית והוא מומלץ מאוד). אני רוצה להציג לכם כאן את 'הדובדבן' של השיטה, לדעתי, את הטכניקה האחת שסביבה הכל בנוי. היא נקראת מגירת הדואר הנכנס. לא זה לא הפלסטיק הזה שיש באופיס דיפו, זה רעיון פשוט שכל דבר שנזרק לכיוון שלנו, נאסף לתוך דואר נכנס.
הדואר הנכנס הוא כל משימה חדשה שאתם צריכים להקדיש לה תשומת לב. זה לא מסובך, נרחיב בהמשך.
את הדואר הנכנס (ד.נ בקיצור) שלכם אתם יכולים לאסוף איפה שנוח לכם. זה יכול להיות תיבת המייל שלכם, זו יכולה להיות מחברת, פנקס או אפילו מגירת פלסטיק כזו של אופיס דיפו… למרות שחשוב שהד.נ שלכם יהיה אתכם וזמין לאורך כל היום. אני לדוגמא משתמש בטלפון שלי לאסוף דברים, יש לי אפליקצית פנקס ואני גם מקליט דברים שאני לא יכול לרשום.
חשוב לזכור שזהו למעשה השלב הראשון בתהליך, אבל הוא המשמעותי ביותר – כי ברגע שאתם יודעים שמשהו נמצא ב״מקום בטוח״, בד.נ שלכם, אתם יכולים להוציא אותו מהראש והוא נשאר נקי ופנוי לטפל בדבר שאתם עושים עכשיו. תחשבו על זה, לא צריך לזכור לחזור לאורח שהיה בחדר 17 שבוע שעבר, לא צריך לזכור שיש לכם פגישה להכין לשבוע הבא ואולי הכי חשוב לא לצריך להתאמץ להיזכר בדבר הזה ששכחתם ואתם יודע שהוא חשוב… אבל פשוט לא זוכרים אותו. כי הכל רשום ומחכה לכם בד.נ, ואתם סומכים על עצמכם שרשמתם אותו והוא שם. נכון זה יכול לקחת קצת זמן עד שמסגלים את התכונה הזאת, אבל דברים טובים לוקחים זמן.
כתבו משימות ספציפיות
השלב הבא הוא לעבור כל יום על הרשימה ולכתוב מה הצעד הבא שלי הכל פרויקט/משימה, לא ״לטפל ב…״ אלא ממש מה צריך לעשות ״להתקשר לרבקה ולדבר על העיצוב לתפריט״, התרגיל הזה גם מוריד את המתח של המשימות הלא נודעות ועוזר ליצור שקט בראש. יש עוד כמה שלבים ואני ממליץ בחום על הספר (עברית / אנגלית) או לפחות לקרוא את התקציר בויקפדיה.
בהצלחה (תרשמו את זה… )
נ.ב.
משימות שלוקחות פחות משתי דקות , עדיף לעשות עכשיו במקום לכתוב.