רשימת בוצע – כוחם של הניצחונות הקטנים

 זו לא תהיה טעות לומר שכל מי שעובד בשביל עצמו, או יש לו אחריות ניהולית, נמצא במצב תמידי של ״יש עוד מה לעשות״. מצב שבו בהגדרה אנחנו לא מספיקים לעשות את כל מה שאנחנו צריכים לעשות. חשוב לדעת שיש למצב הזה השלכות, לא טובות מיוחד…

אני יודע שאצלי זה גורם לשני דברים:

1. אני מסתובב לא פעם בהרגשה מעיקה של חוסר שביעות רצון מהתוצאות אני משיג, ושל לחץ מתמשך שממש מפריע לא רק לעבוד, אלא גם להיות נוכח ולבלות זמן עם הילדים והמשפחה כשאני אתם.
2. אני נמצא בחיפוש מתמיד אחר כלים לשיפור הפרודוקטיביות שלי – מה יעזור לי להגדיל את ההספק? זה נע משיטות וספרים (יש כמה מצוינים) ועד לתכנות למחשב ולאפליקציות לנייד (עוד לא מצאתי משהו ממש טוב).

למעשה, הזמן שאני משקיע (או מבזבז) בחיפוש איך להיות יותר יעיל, היה יכול להיות הרבה יותר יעיל – אם פשוט הייתי עובד בו ועושה דברים שאני צריך לעשות, אבל זה כנראה גדול ממני ואני נמשך לזה כמו דבורים לצוף (או כמוני לשוקולד).

יכול להיות שבגלל הסיבה הזאת אני נוטה לכתוב פחות על פרודוקטיביות ולהתמקד בנושאים ״מקצועיים״ יותר, אני מעדיף לחלוק אתכם כלים מעשיים ולא להיות עוד טיפה בכוס ה״פרודוקטיביות״ שאני עצמי מכור אליה. בכל זאת, הפעם החלטתי לחלוק אתכם משהו חדש שאני מנסה בעצמי בתקופה האחרונה, כי זה מאוד שונה מכל הדברים שמסתובבים שם בחוץ.

זה נקרא Done list – רשימת בוצע (עוד דוגמה איך דברים נשמעים טוב יותר באנגלית). כל התורה במשפט אחד היא לכתוב במהלך היום או בסופו את כל את הדברים שעשינו באותו יום.

הרעיון של רשימת הבוצע הוא סוג של תגובת ייאוש משיטת רשימת המטלות לביצוע, ה-To- Do list המפורסם. אם נהיה כנים, רשימת מטלות היא כלי עבודה שקיים בערך מאז שהמציאו את הגלגל. אי אפשר לחיות בלי זה וכולנו משתמשים בה בצורה כזו או אחרת. אבל היא לא ממש עובדת – עובדה שהגעתם עד לכאן ואתם קוראים שורות אלו בחיפוש אחר פתרון יעיל יותר. מצאתי את הרעיון הזה בספרון שכתבה ג׳נט קוהי מחברת iDoneThis. זה הקישור לספרון, הוא מלא במחקרים של דן אריאלי ושות׳ (מי שלא מכיר אותו כדאי שיכיר) ואנסה לסכם את עיקרי הדברים כאן.

ג׳נט מביאה נתונים מהאפליקציה שלהם, המראים כי כמעט חצי מהמטלות שנרשמות לעולם אינן נעשות, ששליש מהמטלות שנרשמות מבוצעות בתוך שעה וכשמסתכלים על כל מה שבוצע ביום – רק 15% התחילו כמטלות ברשימה, השאר ״נחתו״ מכל מיני מקומות אחרים.

למעשה, יש ארבע בעיות עם רשימות לביצוע (To-Do's):

1. יש יותר מדי דברים ברשימה – אין לאף אחד ממש סיכוי לסיים את הרשימה שלו. מחקר אחד מצא שרוב המנהלים מתחילים את יום שני שלהם עם יותר מטלות לעשייה באותו יום מאשר אפשר לסיים בשבוע שלם.
2. אנחנו לא יודעים להשתמש נכון ברשימת מטלות – אנחנו נוטים למלא אותן בדברים שצריכים לקרות, במקום לפרק אותן למשימות פשוטות לביצוע. דבר זה מגביר את הלחץ ויוצר חסמים בראש שלנו. התוצאה – ככל שיש יותר נקודות ברשימה שכזו כך היא הופכת ליעילה פחות ואף מעכבת.
3. אנחנו נותנים לעצמנו יותר מדי זמן לעשות דברים – ויש לנו זמן שבו דברים לא קורים. זוכרים את העבודות שהיינו צריכים להגיש בתוך חודש באוניברסיטה? זה היה צריך לקחת שעתיים שלוש, ואיך שהוא הן אף פעם לא נעשו. זה היה מזמן, אבל אף פעם לא אשכח את המועקות האלה.
4. אין לדעת מה ילד יום – זה לא ממש חידוש, אבל הנתונים מדברים בעד עצמם. רק 15% התחילו כמטלות ברשימה. זו הוכחה ברורה שאי אפשר דעת (ולתכנן) מה הולך ליפול עליך במהלך היום, ו״רשימת מטלות״ היא כלי שלא שיודע להתאים את עצמו תוך כדי.

התוצאה של כל אלו היא שאנחנו מסיימים את היום עם הרבה משימות שלא נעשו, דבר שיוצר את ההרגשה הרעה של לחץ, ייאוש וחוסר יכולת לבצע דברים. ועכשיו שיש לנו ביד את המחקרים להראות שלא רק אנחנו דפוקים, אלא זו בעיה של כולם, אפשר לעבור לשלב הבא ולהציע פתרון.

אז מהי התרופה ללחץ והייאוש?

לפני שניכנס לתרופה, חשוב להבין עד כמה הרגשות האלה של לחץ וחוסר יכולת לעשות הן הרסניות. באמת שקצרה היריעה מלהכיל את מספר המחקרים על הירידה בתפוקה והפגיעה ביכולת לביצוע מטלות ומציאת פתרונות, כאשר אנו במצב של לחץ או ״אנרגיה נמוכה״. קצרה היריעה, אבל תוכלו למצוא הרבה מהם בסוף המאמר המקורי.

המסקנה שלי היא שסביר להניח שרשימת דברים לביצוע, יוצרת אצלנו לחץ והרגשה רעה שאחראיים לאיבוד תפוקה גדול יותר מהעלייה בה שעצם קיום הרשימה יוצר!

אבל, אי אפשר לוותר עליהן, אז מה עושים? פשוט צריך לייצר מנגנונים שיעזרו לנו לשמור על הרגשה טובה ורמות אנרגיה גבוהות. נוכל להעלות את התפוקה שלנו בצורה משמעותית. כאן אני רוצה להציע את רשימות ״דברים שבוצעו״.

מה היא בעצם רשימת בוצע?

רשימת בוצע היא המקום שבו אתם כותבים את הדברים שעשיתם, על מנת שתוכלו להסתכל עליהם בסוף כל יום ולהרגיש טוב. לו ידענו רק עד כמה חשוב להרגיש טוב עם עצמך, החיים שלנו היו נראים אחרת. השיטה פשוטה עד כאב, נסו בסוף היום או במהלכו, כל אחד עם מה שנכון לו, לכתוב מה עשיתם. קבענו פגישה עם, כתבנו מאמר על או התחלנו לכתוב, סגרנו קבוצה או כל דבר אחר. אנשים שונים שמים דגש על דברים שונים. חלקנו נכתוב גם מטלות ביתיות וחלקנו לא – זה לא חשוב, מה שחשוב זה לכתוב ולתעד.

התועלת של פעולה זו מגיעה בכמה רמות:

• בכל פעם שתכתבו משהו ישתחררו לכם קצת אנדורפינים, החומר שאחראי על ההרגשה בטובה במוח שלנו.
• אחר כך, כשתסתכלו על זה בסוף היום ו/או סוף השבוע ישתחררו עוד אנדורפינים (ללא תוספת תשלום).

זה לא רק עניין של הרגשה רגעית, זה ממש ישנה את התפיסה העצמית שלכם. רבות נכתב על ההשפעה של ניצחונות קטנים על חיזוק כוח הרצון והיכולת לעשות ולהתמיד. הרי כולנו מכירים את הדברים הקטנים האלה שהורסים לנו יום שלם – למה שלא נשים יותר דגש על דברים קטנים שיכולים לעשות לנו את היום?

יש עוד יתרון לרשימה שכזו בכך שהיא עוזרת לנו, ולצוות שלנו, לעקוב אחרי מה שקורה, מה מצליח ומה פתוח (אם משהו אף פעם לא מופיע ברשימה אפשר להתחיל לבדוק למה).

זהו, לעכשיו. אני יכול להמשיך, אבל עדיף שתחזרו לעשות את מה שאתם צריכים לעשות. אם אתם רוצים אתם מוזמנים להוריד את הספרון ולהעמיק, אני אישית מעדיף לשמוע טקסטים ארוכים באנגלית, אז למי שקול רוטובי מעט לא מפריע, יכול להוריד את זה כקובץ שמע (31 ד׳).

אבל הכי חשוב זה שפשוט תנסו את זה בעצמכם. תנו לעצמכם שבועיים לבחון את השיטה והקפידו להתמיד בשבועיים האלו – אם זה עובד גם עבורכם פשוט תאמצו אותה (כמובן שאשמח גם לשמוע על ההתנסות שלכם).

תיהנו ותיישמו!